BIP Gmina Jeleniewo

EWIDENCJE, REJESTRY I ARCHIWA

Obowiązujące przepisy nakładają obowiązek kwalifikowania i gromadzenia akt powstających w toku działalności urzędu w określony, jednolity sposób. Określają również obowiązki prowadzenia określonych rejestrów i ewidencji. Prowadzenie innych rejestrów jest uzasadnione w przypadku spraw jednorodnych i masowo napływających i pozwala na gromadzenie informacji w sposób szczególnie uporządkowany.

W archiwach gromadzi się materiały archiwalne oraz dokumentacje niearchiwalną. Do materiałów archiwalnych zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. Dokumentacją nierchiwalną jest dokumentacja mająca czasowo znaczenie praktyczne. Przechowuje się ją w archiwum zakładowym przez okres ustalony obowiązującymi przepisami.

Poszczególne komórki organizacyjne urzędu prowadzą ewidencje, rejestry i archiwa, zgodnie ze swoim zakresem rzeczowym, w tym w szczególności.

 

Urząd Gminy prowadzi ewidencje, rejestry i archiwa związane z zakresem działania poszczególnych komórek, w tym w szczególności :

REJESTR ŻŁOBKÓW I KLUBÓW DZIECIĘCYCH

Stanowisko ds. informacji publicznej i obsługi organów gminy

1. Rejestr uchwał rady gminy.

2. Rejestr aktów prawa miejscowego.

3. Rejestr interpelacji i wniosków radnych.

4. Rejestr wniosków i opinii komisji rady gminy.

5. Rejestr zaświadczeń komisji egzaminacyjnych (dotyczy nadawania stopnia awansu zawodowego nauczycielom).

Urząd Stanu Cywilnego

1. Rejestry wydawanych i utraconych dowodów osobistych-w posiadaniu od 1975 roku.

2. Skorowidz alfabetyczny aktów urodzeń, małżeństw i zgonów-w posiadaniu księgi stanu cywilnego z lat : 1935-1937 i 1945. Od roku 1946-pełny zakres dokumentów urzędu stanu cywilnego.

3. Rejestr wydanych zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą.

4. Ewidencja ludności.

5. Rejestr wyborców.

6. Rejestr zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych. 

Stanowisko ds. inwestycji i zagospodarowania przestrzennego

1. Od dnia 11 lipca 2003 r.-rejestr wydanych decyzji o ustaleniu lokalizacji inwestycji celu publicznego o znaczeniu powiatowym i gminnym.

2. Od dnia 11 lipca-rejestr decyzji o ustaleniu warunków zabudowy.

3. Rejestr miejscowych planów zagospodarowania.

4. Rejestr wniosków o sporządzenie lub zmianę miejscowych planach zagospodarowania przestrzennego.

5. Ewidencja dróg i obiektów mostowych. 

Stanowisko ds. rolnictwa i gospodarki ziemią

1. Ewidencja kwater agroturystycznych.

2. Gminny Rejestr instytucji kultury.

REJESTR INSTYTUCJI KULTURY

Stanowisko ds. ochrony środowiska i gospodarki komunalnej

1. Publicznie dostępny wykaz danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie.

2. Ewidencja działalności gospodarczej.

3. Ewidencja zbiorników bezodpływowych i przydomowych oczyszczalni ścieków.

Referat Finansowy

1. Ewidencja podatników.

2. Rejestr zwolnień 5-cio letnich z tytułu nabycia gruntów na powiększenie lub utworzenie gospodarstwa rolnego.

3. Rejestr ulg inwestycyjnych.

4. Rejestr ulg żołnierskich.

5. Rejestr umorzeń zaległości podatkowych.

6. Rejestr odroczeń zaległości podatkowych.

7. Rejestr odroczeń terminów płatności.

8. Rejestr umorzeń odsetek za zwłokę.

9. Rejestr wydanych zaświadczeń uprawniających do otrzymania bonów paliwowych.

10. Rejestr zaświadczeń potwierdzających okresy pracy w rolnictwie.

11. Rejestr zaświadczeń o nie zaleganiu w podatkach lub stwierdzające stan zaległości.

12. Rejestr dodatków mieszkaniowych.

Na każdym stanowisku prowadzony jest

 

Udostępnianie danych z rejestrów, ewidencji i archiwów

1. Dane zawarte w prowadzonych rejestrach, ewidencjach i archiwach mogą być udostępniane na zasadach określonych w przepisach prawa.

Udostępnianie należy do stanowiska pracy ds organizacyjnych i kadrowych.

W rejestrach dotyczących uchwał rady gminy i zarządzeń wójta ewidencjonuje się akty prawne organów gminy, których treść udostępnia się w Biuletynie Informacji Publicznej. W przypadku aktów nie udostępnionych zastosowanie mają zasady określone w ustawie o dostępie do informacji publicznej.

2. Rejestr wniosków o udzielenie informacji publicznej.

INFORMACJE